El libro de medicinas se maneja a través de la carpeta de Registro de insumos del menú principal.
Note que aunque la descripción de este procedimiento se refiere a la
creación del inventario de medicinas, los pasos son exactamente los mismos
cuando se trata de crear el inventario de cualquier otro tipo de insumos
(detergentes, alimentos, honorarios, etc.)
El manejo del inventario de medicinas (o de cualquier otro insumo)
contempla cuatro tareas básicas:
Una vez se han registrado los proveedores y las medicinas, el usuario se
debe concentrar en el registro de la utilización de los insumos al tratar
animales específicos. El programa mantiene los inventarios en forma automática
y produce mensajes de alerta cuando el nivel de inventario de algún insumo
alcanza un nivel inferior al requerido.
En la primera ocasión en que se establezca relación con un proveedor se
debe registrar en la lista de referencia de proveedores. Esto permitirá hacer
seguimiento al origen de los medicamentos y a las cantidades adquiridas a cada
proveedor. El registro de los proveedores se realiza a través del modulo de Listas de referencia del menú
principal:
Este comando desplegará el módulo de “Detalles
de los proveedores”. La primera vez que se ingresa al módulo no existen
proveedores de tal modo que la pantalla aparecerá casi enteramente vacía.
Paso 1. Pulse sobre el
botón “Nuevo proveedor” y escriba un código de
hasta 10 caracteres para referirse al proveedor en el cuadro “Código” (CEBA en
el ejemplo siguiente):
Paso 2. Ingrese en
los campos siguientes los detalles relativos al nuevo proveedor tal y como se
observa en el siguiente ejemplo:
Paso 3. Pulse sobre el
botón para guardar la información sobre el nuevo
proveedor. Note que el código aparecerá inmediatamente en el cuadro “Seleccione
código” ubicado en la parte central superior de la pantalla.
Para ingresar un nuevo proveedor, pulse nuevamente sobre el botón , incluya un
nuevo código para el proveedor, complete los detalles en los campos adicionales
y almacene los datos pulsando sobre el botón guardar
.
Es posible revisar y cambiar los detalles de cualquier proveedor
registrado. Seleccione el código correspondiente a partir de la lista ofrecida
al pulsar sobre el cuadro de selección “Seleccione código”, ubicado en la parte
superior de la pantalla:
El registro de medicinas (insumos) se realiza a través del módulo de “Insumos, Inventario e historia”.
Este comando despliega las medicinas e insumos registrados
previamente.
Es muy probable que al instalar su programa y al crear el nuevo archivo de
datos, la plantilla utilizada ya tenga incluidos algunos insumos que pueden ser
útiles. Si en la lista existen algunos ítems que no son necesarios usted puede
borrarlos pulsando sobre ellos (se tornan de color rojo al seleccionarlos) y
pulsando la tecla [Borrar] (Del en computadoras con teclado Inglés). Note que
el programa solicita confirmar el borrado.
Si la medicina o insumo que desea registrar no está en la lista, siga los
siguientes pasos para registrarla. Utilizaremos como ejemplo el ingreso del
antibiótico Terramicina Genérico en presentación de frascos de 200 cc pero que
será utilizado y descargado del inventario por unidades en centímetros cúbicos
(cc).
Paso 1. Pulse sobre el
botón “Nuevo registro” , lo cual causará que el foco se ubique en el primer registro
en blanco al final de la tabla.
Paso 2. En este
espacio en blanco ingrese un Código con el cual se designará el insumo en
cualquier parte del programa (hasta 10 caracteres).
Paso 3. En el ejemplo
de arriba se escogió el código TERRA para referirse al producto. A continuación
se ingresa en la tabla los detalles relacionados con el nuevo código de
medicina/insumo. Note que se han ocultado algunas de las columnas de la tabla
para dejar solamente aquellas que consideramos básicas para establecer el
sistema. Vea la sección Cómo puedo personalizar una tabla?
para aprender a ocultar columnas en una tabla. Vea también la sección de Insumos – inventario e historia para ver en
detalle el significado y función de cada una de las columnas de la tabla.
·
Descripción: Terramicina LA x 200 cc.
·
Categoría: Droga (Se pueden crear nuevas categorías de insumo - Medicinas, semen,
suplementos, detergentes, etc. - a través del menú “Definir categorías” ubicado en la parte
superior de la pantalla).
·
Unidades: cc
·
Inventario normal: 200 cc (el nivel normal
deseado para el inventario).
·
Inventario a ordenar: 40 cc (el nivel de inventario al cual
el insumo automáticamente aparecerá en la lista de Insumos
a ser ordenados)
·
Unidades a ordenar: 200 cc (el número de unidades, como se definió arriba, que se incluirán en
el inventario al ejecutar una entrada de insumos automática).
·
Inventario actual: Note que esta columna no se puede editar. Más adelante veremos cómo aparece
aquí el nivel actual de acuerdo a las compras y al consumo del insumo.
·
Costo de compra: Esta columna tampoco se puede editar. Aquí aparecerá el valor total de las
unidades presentes en el inventario.
A continuación se despliega un ejemplo de cómo debe quedar el registro al
finalizar la edición:
En este punto ya existe un insumo registrado en la lista de insumos.
Paso 4. En esta sección
se le indicará al programa cuál es el nivel
actual del inventario del insumo. Para esto, asegúrese de que ha seleccionado
el insumo deseado (aparece de color amarillo) y pulse sobre el botón para desplegar la tabla de control del insumo
seleccionado (alternativamente se puede pulsar con el botón derecho del ratón y
seleccionar “Historia de inventario”). Esta
tabla desplegará en el futuro los detalles sobre los movimientos de inventario
(entradas y salidas).
Note que no existe ningún registro de compra o utilización de insumo. Para
dar inicio al inventario de la Terramicina, supóngase que en la finca se midió
la cantidad disponible de la medicina el 1/Feb/03 y se encontró que habían 230
cc, y que cada cm tenía un costo de $23.oo. Para ingresar esto, digite la fecha
inicial del inventario en el primer campo de fecha; a continuación ingrese la
descripción del movimiento (inventario inicial) y finalmente la cantidad de
unidades y el precio por unidad. Al finalizar la edición, el registro debería
quedar como el del ejemplo siguiente:
Note que en el extremo derecho de la tabla aparece la cantidad de unidades
disponibles en el inventario (columna “Balance”). Así mismo en la tabla
superior, en el registro del insumo Terramicina, a la derecha aparece el nivel
del inventario actual y el costo total de las 230 unidades disponibles.
En este punto ya se han cumplido los dos pasos iniciales (registro del
proveedor y del insumo en la tabla de inventario). Pulse sobre los siguientes
vínculos para desplegar las páginas que contienen información detallada sobre
los otros dos procedimientos relacionados con el manejo de los inventarios: