Cómo puedo crear mi sistema de inventario de medicinas (insumos)?

El libro de medicinas se maneja a través de la carpeta de Registro de insumos del menú principal.

Note que aunque la descripción de este procedimiento se refiere a la creación del inventario de medicinas, los pasos son exactamente los mismos cuando se trata de crear el inventario de cualquier otro tipo de insumos (detergentes, alimentos, honorarios, etc.)

El manejo del inventario de medicinas (o de cualquier otro insumo) contempla cuatro tareas básicas:

  1. Registro de los proveedores de las medicinas/insumos.
  2. Registro de la medicina (insumo) incluyendo su descripción, la cantidad número de lote, fecha de expiración  y períodos de retiro de leche y carne.
  3. Registro de la utilización de las medicinas, lo cual se puede efectuar directamente en la tarjeta individual del animal, o mediante la entrada múltiple de eventos. También es posible descargar los insumos utilizados a nivel de finca y que no se pueden asignar a animales en particular.
  4. Registro de nuevas compras, adiciones o ajustes al inventario de un insumo.

Una vez se han registrado los proveedores y las medicinas, el usuario se debe concentrar en el registro de la utilización de los insumos al tratar animales específicos. El programa mantiene los inventarios en forma automática y produce mensajes de alerta cuando el nivel de inventario de algún insumo alcanza un nivel inferior al requerido.

1) Registro de un proveedor

En la primera ocasión en que se establezca relación con un proveedor se debe registrar en la lista de referencia de proveedores. Esto permitirá hacer seguimiento al origen de los medicamentos y a las cantidades adquiridas a cada proveedor. El registro de los proveedores se realiza a través del modulo de Listas de referencia del menú principal:

 

Este comando desplegará el módulo de “Detalles de los proveedores”. La primera vez que se ingresa al módulo no existen proveedores de tal modo que la pantalla aparecerá casi enteramente vacía. 

Paso 1. Pulse sobre el botón “Nuevo proveedor”  y escriba un código de hasta 10 caracteres para referirse al proveedor en el cuadro “Código” (CEBA en el ejemplo siguiente):

Paso 2. Ingrese en los campos siguientes los detalles relativos al nuevo proveedor tal y como se observa en el siguiente ejemplo:

Paso 3. Pulse sobre el botón  para guardar la información sobre el nuevo proveedor. Note que el código aparecerá inmediatamente en el cuadro “Seleccione código” ubicado en la parte central superior de la pantalla.

Para ingresar un nuevo proveedor, pulse nuevamente sobre el botón , incluya un nuevo código para el proveedor, complete los detalles en los campos adicionales y almacene los datos pulsando sobre el botón guardar . 

Es posible revisar y cambiar los detalles de cualquier proveedor registrado. Seleccione el código correspondiente a partir de la lista ofrecida al pulsar sobre el cuadro de selección “Seleccione código”, ubicado en la parte superior de la pantalla:

  

2) Registro de las medicinas (insumos)

El registro de medicinas (insumos) se realiza a través del módulo de “Insumos, Inventario e historia”. 

Este comando despliega las medicinas e insumos registrados previamente. 

Es muy probable que al instalar su programa y al crear el nuevo archivo de datos, la plantilla utilizada ya tenga incluidos algunos insumos que pueden ser útiles. Si en la lista existen algunos ítems que no son necesarios usted puede borrarlos pulsando sobre ellos (se tornan de color rojo al seleccionarlos) y pulsando la tecla [Borrar] (Del en computadoras con teclado Inglés). Note que el programa solicita confirmar el borrado.

Si la medicina o insumo que desea registrar no está en la lista, siga los siguientes pasos para registrarla. Utilizaremos como ejemplo el ingreso del antibiótico Terramicina Genérico en presentación de frascos de 200 cc pero que será utilizado y descargado del inventario por unidades en centímetros cúbicos (cc). 

Paso 1. Pulse sobre el botón “Nuevo registro” , lo cual causará que el foco se ubique en el primer registro en blanco al final de la tabla.

Paso 2. En este espacio en blanco ingrese un Código con el cual se designará el insumo en cualquier parte del programa (hasta 10 caracteres).

Paso 3. En el ejemplo de arriba se escogió el código TERRA para referirse al producto. A continuación se ingresa en la tabla los detalles relacionados con el nuevo código de medicina/insumo. Note que se han ocultado algunas de las columnas de la tabla para dejar solamente aquellas que consideramos básicas para establecer el sistema. Vea la sección Cómo puedo personalizar una tabla? para aprender a ocultar columnas en una tabla. Vea también la sección de Insumos – inventario e historia para ver en detalle el significado y función de cada una de las columnas de la tabla. 

·         Descripción: Terramicina LA x 200 cc.

·         Categoría: Droga  (Se pueden crear nuevas categorías de insumo - Medicinas, semen, suplementos, detergentes, etc. - a través del menú “Definir categorías” ubicado en la parte superior de la pantalla).

·         Unidades: cc

·         Inventario normal: 200 cc (el nivel normal deseado para el inventario).

·         Inventario a ordenar: 40 cc (el nivel de inventario al cual el insumo automáticamente aparecerá en la lista de Insumos a ser ordenados)

·         Unidades a ordenar: 200 cc (el número de unidades, como se definió arriba, que se incluirán en el inventario al ejecutar una entrada de insumos automática).

·         Inventario actual: Note que esta columna no se puede editar. Más adelante veremos cómo aparece aquí el nivel actual de acuerdo a las compras y al consumo del insumo.

·         Costo de compra: Esta columna tampoco se puede editar. Aquí aparecerá el valor total de las unidades presentes en el inventario.

A continuación se despliega un ejemplo de cómo debe quedar el registro al finalizar la edición:

En este punto ya existe un insumo registrado en la lista de insumos.

Paso 4. En esta sección se le indicará al programa cuál es el nivel actual del inventario del insumo. Para esto, asegúrese de que ha seleccionado el insumo deseado (aparece de color amarillo) y pulse sobre el botón  para desplegar la tabla de control del insumo seleccionado (alternativamente se puede pulsar con el botón derecho del ratón y seleccionar “Historia de inventario”). Esta tabla desplegará en el futuro los detalles sobre los movimientos de inventario (entradas y salidas).

  

Note que no existe ningún registro de compra o utilización de insumo. Para dar inicio al inventario de la Terramicina, supóngase que en la finca se midió la cantidad disponible de la medicina el 1/Feb/03 y se encontró que habían 230 cc, y que cada cm tenía un costo de $23.oo. Para ingresar esto, digite la fecha inicial del inventario en el primer campo de fecha; a continuación ingrese la descripción del movimiento (inventario inicial) y finalmente la cantidad de unidades y el precio por unidad. Al finalizar la edición, el registro debería quedar como el del ejemplo siguiente:

Note que en el extremo derecho de la tabla aparece la cantidad de unidades disponibles en el inventario (columna “Balance”). Así mismo en la tabla superior, en el registro del insumo Terramicina, a la derecha aparece el nivel del inventario actual y el costo total de las 230 unidades disponibles.

En este punto ya se han cumplido los dos pasos iniciales (registro del proveedor y del insumo en la tabla de inventario). Pulse sobre los siguientes vínculos para desplegar las páginas que contienen información detallada sobre los otros dos procedimientos relacionados con el manejo de los inventarios:

3) Pulse sobre el siguiente vínculo para desplegar la página de Registro de la utilización de las medicinas (insumos).

4) Pulse sobre el siguiente vínculo para desplegar la página de Registro de nuevas compras, adiciones o ajustes.

 

Notas:

·         Vea la lista de referencia sobre Proveedores, para ver una descripción detallada del módulo.

·         Vea la sección Insumos – inventario e historia, para ver una descripción detallada del módulo y para ver el detalle del movimiento del inventario de cualquier insumo.

·         Vea la sección de Utilización de medicinas /Insumos para producir listados de insumos utilizados durante un período de tiempo.

·         Vea la sección Compra de medicinas/insumos para ver el detalle de la compra/adición de cualquier insumo durante un período de tiempo.

·         Vea la sección Cómo puedo manejar el termo de semen para ver detalles sobre el manejo de este insumo específico.