Cómo registrar la compra o adición de nuevas unidades de un insumo?

El registro de compras de insumos usualmente se realiza a través del módulo de Compra/Entrada de insumos. También es posible adicionar nuevas unidades de un insumo directamente en el registro del insumo en el módulo de Insumos – Inventario e historia.

Antes de poder registrar la compra o adición de un insumo, es necesario que el código de la medicina (o insumo) haya sido creado en la lista de insumos y medicinas. Revise los procedimientos sobre Cómo puedo crear mi sistema de inventario de medicinas y sobre Cómo puedo manejar mi termo de semen para estudiar los procedimientos de creación de inventarios de los distintos tipos de insumos.

Método 1. A través del módulo de Compra/Entrada de insumos

Este método es útil cuando se trata de adicionar nuevas unidades de varios insumos que fueron comprados en la misma fecha y al mismo proveedor. El programa actualizará en forma simultánea el registro de todos los insumos involucrados en un solo paso.

Paso 1. Ingrese al módulo de Compra/Entrada de insumos.

Esto despliega la tabla de adición de insumos. Note que el programa automáticamente incluye en la tabla los códigos de aquellos insumos cuyo nivel de inventario está por debajo del nivel mínimo definido por el usuario en el momento de crear el código del insumo en el módulo de Insumos – Inventario e historia. En el ejemplo de abajo, los niveles del antibiótico BIVATOP y del reconstituyente CALFOSVIT están por debajo del mínimo establecido por el usuario, por lo tanto el programa le “recuerda” al usuario que se debería realizar un nuevo pedido de estos insumos. Es posible imprimir la lista para llevarla a la tienda.

 

Si los insumos sugeridos por el programa no se van a actualizar, se deben borrar de la tabla, pulsando sobre ellos y presionando la tecla [Supr]. El programa pedirá confirmar el borrado (en el ejemplo de abajo se borraron los dos registros desplegados por el programa al abrir el módulo).

Paso 2. Escriba la fecha de compra en el cuadro de fecha ubicado en la parte superior del módulo y seleccione el proveedor al cual se le realizó la compra del insumo. Para seleccionar el proveedor escriba la letra inicial del proveedor para desplegar la lista de proveedores (Vea la sección Cómo crear un proveedor para más detalles en el caso de que el proveedor deseado no se encuentre en la lista).

 

Paso 3. Pulse sobre el campo “Código” para desplegar la lista de insumos. También se puede escribir directamente la letra inicial del código del insumo deseado, lo cual despliega la lista de insumos.

   

En el ejemplo de arriba se va a seleccionar el producto Finadyne. Note que al seleccionar el código del insumo, el programa despliega la descripción, las unidades, la cantidad a ordenar tal y como se definió para el insumo en el módulo de Insumos – inventario e historia. Note que el programa también despliega en forma predeterminada el valor por unidad registrado en la última compra del insumo. Si el costo unitario varió con respecto a la compra anterior, el usuario debe digitar el nuevo valor en la columna correspondiente.

Paso 4. Ingrese el número de unidades compradas en la columna “Cantidad ordenada”

Note que el programa inmediatamente despliega el valor total de la compra y el nuevo nivel de inventario después de la compra.

Paso 5. Repita el procedimiento desde el Paso 3 en el siguiente renglón si se desea adicionar unidades de otro insumo.

Paso 6. Al finalizar el registro de todos los insumos comprados, el valor de las unidades y la cantidad comprada, pulse sobre el botón  para finalizar el procedimiento. Esto actualizará los registros de cada insumo incorporado en el procedimiento.

Para verificar que el nivel de inventario de los insumos comprados haya quedado debidamente actualizado, ingrese al módulo de Insumos – inventario e historia, y pulse con el botón derecho del ratón sobre el insumo deseado para desplegar la lista de movimientos del insumo.

2) A través del módulo de Insumos – Inventario e historia

 

Este procedimiento se puede utilizar cuando se trata de realizar adiciones o ajustes al nivel de inventario de un insumo específico. Cuando se trata de la compra de varios insumos en la misma fecha y al mismo proveedor, se recomienda el procedimiento a través de módulo de Compra / Entrada de insumos descrito arriba.

 

Paso 1. Ingrese al módulo de Insumos – inventario e historia

 

 

Paso 2. Seleccione el registro del insumo que desea modificar y pulse sobre el botón . También puede pulsar con el botón derecho del ratón sobre el insumo seleccionado para desplegar el comando “Historia”. Una forma fácil de acceder al insumo deseado consiste en teclear la letra inicial del código. El programa ubicará el foco sobre el primer insumo de la lista que comience con la letra tecleada. Esto despliega la tabla de movimientos del insumo. En el ejemplo de abajo está desplegada la tabla de movimientos del insumo Finadyne:

 

 

Note que la tabla despliega el detalle de los movimientos en el inventario a través del tiempo. En la última columna aparece el nivel de las unidades del insumo después de cada movimiento.

 

Paso 3. Para adicionar nuevas unidades del insumo, pulse sobre el primer registro en blanco en la tabla e ingrese la fecha de la compra:

 

 

Paso 4. Ingrese los detalles sobre la compra, la cantidad de unidades compradas y el valor de cada unidad en los campos correspondientes:

 

 

Note que en la última columna aparece el nuevo nivel de las unidades del insumo después de la compra.

 

Nota:

 

·         Revise otros temas relacionados con el manejo de insumos en la sección de Trabajo con insumos (medicinas, semen …).