El registro de compras de insumos usualmente se realiza a través del módulo
de Compra/Entrada de insumos. También es
posible adicionar nuevas unidades de un insumo directamente en el registro del
insumo en el módulo de Insumos – Inventario e historia.
Antes de poder registrar la compra o adición de un insumo, es necesario que
el código de la medicina (o insumo) haya sido creado en la lista de insumos y
medicinas. Revise los procedimientos sobre Cómo puedo crear
mi sistema de inventario de medicinas y sobre Cómo
puedo manejar mi termo de semen para estudiar los procedimientos de
creación de inventarios de los distintos tipos de insumos.
Método 1. A
través del módulo de Compra/Entrada de
insumos
Este método es útil cuando se trata de adicionar nuevas unidades de varios
insumos que fueron comprados en la misma fecha y al mismo proveedor. El
programa actualizará en forma simultánea el registro de todos los insumos
involucrados en un solo paso.
Paso 1. Ingrese al módulo
de Compra/Entrada de insumos.
Esto despliega la tabla de adición de insumos. Note que el programa automáticamente
incluye en la tabla los códigos de aquellos insumos cuyo nivel de inventario
está por debajo del nivel mínimo definido por el usuario en el momento de crear
el código del insumo en el módulo de Insumos – Inventario
e historia. En el ejemplo de abajo, los niveles del antibiótico BIVATOP y del
reconstituyente CALFOSVIT están por debajo del mínimo establecido por el
usuario, por lo tanto el programa le “recuerda” al usuario que se debería
realizar un nuevo pedido de estos insumos. Es posible imprimir la lista para
llevarla a la tienda.
Si los insumos sugeridos por el programa no se van a actualizar, se deben
borrar de la tabla, pulsando sobre ellos y presionando la tecla [Supr]. El
programa pedirá confirmar el borrado (en el ejemplo de abajo se borraron los
dos registros desplegados por el programa al abrir el módulo).
Paso 2. Escriba la
fecha de compra en el cuadro de fecha ubicado en la parte superior del módulo y
seleccione el proveedor al cual se le realizó la compra del insumo. Para
seleccionar el proveedor escriba la letra inicial del proveedor para desplegar
la lista de proveedores (Vea la sección Cómo
crear un proveedor para más detalles en el caso de que el proveedor deseado
no se encuentre en la lista).
Paso 3. Pulse sobre el
campo “Código” para desplegar la
lista de insumos. También se puede escribir directamente la letra inicial del código
del insumo deseado, lo cual despliega la lista de insumos.
En el ejemplo de arriba se va a seleccionar el producto Finadyne. Note que
al seleccionar el código del insumo, el programa despliega la descripción, las
unidades, la cantidad a ordenar tal y como se definió para el insumo en el módulo
de Insumos – inventario e historia. Note que el
programa también despliega en forma predeterminada el valor por unidad registrado
en la última compra del insumo. Si el costo unitario varió con respecto a la
compra anterior, el usuario debe digitar el nuevo valor en la columna
correspondiente.
Paso 4. Ingrese el número
de unidades compradas en la columna “Cantidad
ordenada”
Note que el programa inmediatamente despliega el valor total de la compra y
el nuevo nivel de inventario después de la compra.
Paso 5. Repita el
procedimiento desde el Paso 3 en el
siguiente renglón si se desea adicionar unidades de otro insumo.
Paso 6. Al finalizar el
registro de todos los insumos comprados, el valor de las unidades y la cantidad
comprada, pulse sobre el botón para
finalizar el procedimiento. Esto actualizará los registros de cada insumo
incorporado en el procedimiento.
Para verificar que el nivel de inventario de los insumos comprados haya
quedado debidamente actualizado, ingrese al módulo de Insumos – inventario e historia, y pulse con el
botón derecho del ratón sobre el insumo deseado para desplegar la lista de
movimientos del insumo.
2) A
través del módulo de Insumos – Inventario
e historia
Este procedimiento se puede utilizar cuando se trata de
realizar adiciones o ajustes al nivel de inventario de un insumo específico.
Cuando se trata de la compra de varios insumos en la misma fecha y al mismo
proveedor, se recomienda el procedimiento a través de módulo de Compra / Entrada de insumos descrito arriba.
Paso 1. Ingrese
al módulo de Insumos – inventario e
historia
Paso 2. Seleccione
el registro del insumo que desea modificar y pulse sobre el botón . También puede
pulsar con el botón derecho del ratón sobre el insumo seleccionado para
desplegar el comando “Historia”. Una
forma fácil de acceder al insumo deseado consiste en teclear la letra inicial del
código. El programa ubicará el foco sobre el primer insumo de la lista que comience
con la letra tecleada. Esto despliega la tabla de movimientos del insumo. En el
ejemplo de abajo está desplegada la tabla de movimientos del insumo Finadyne:
Note que la tabla despliega el detalle de los movimientos
en el inventario a través del tiempo. En la última columna aparece el nivel de las
unidades del insumo después de cada movimiento.
Paso 3. Para adicionar
nuevas unidades del insumo, pulse sobre el primer registro en blanco en la
tabla e ingrese la fecha de la compra:
Paso 4. Ingrese
los detalles sobre la compra, la cantidad de unidades compradas y el valor de
cada unidad en los campos correspondientes:
Note que en la última columna aparece el nuevo nivel de las
unidades del insumo después de la compra.
Nota:
·
Revise otros temas relacionados con el
manejo de insumos en la sección de Trabajo con insumos
(medicinas, semen …).